各学院：
新生档案是学校审查确认新生入学资格的重要依据,各学院要充分重视员工档案归整工作的重要性，由新生班级辅导员（班主任）专门负责，归整时认真清点核对，注重核实材料的完整性，按要求做好材料登记并在规定时间内将各班级档案移交至员工处档案室。为做好2016级本科生、研究生档案的收集整理工作，现将有关事项通知如下：
一、归档材料内容
1．本科新生归档材料
（1）高中档案（即高中学籍表/高中毕业生登记表/员工成长记录等有关高中阶段的材料）
（2）高考档案（含高考报名登记表、高考体检表及高考有关的材料）
（3）团员材料（只收“入团志愿书”；团员证、介绍信不进档案，按要求上交班级团组织或自行保管）
（4）入学登记表（员工本人填写后归档）
2.团队班（本科）新生归档材料
（1）原始档案（原就读学校及以前形成的各类档案材料）
（2）团队班考生报名表；
（3）团员材料 （要求同上）
（4）入学登记表（要求同上）
3．研究生新生档案材料
（1）高中档案、高考档案
（2）本科期间形成的档案材料；或有工作经历的档案材料等
（3）团员材料（要求同本科）
（4）入党材料
（5）攻读硕士学位研究生录取登记表（由研究生处提供）
二、材料整理要求
（一）本科生档案材料归整要求和说明
1.辅导员（班主任）负责收齐、整理并审核由员工处收转和员工自带的档案。
2.各学院新生班辅导员（班主任）于2016年10月19-28日到员工处档案室（401室）领取由员工处收转的员工档案和bat365在线平台档案袋。
3.1）高中档案：由于各省市高中学校生成的归档材料不统一，档案目录中的高中档案为高中学籍表/高中毕业生登记表/员工成长记录等有关高中阶段的材料均可；
2）高考档案：含高考报名登记表、高考体检表及高考有关的材料 ；
高中、高考档案材料完整的在对应的备注栏内打“√”；某类材料不完整的注明“缺项内容”（如：缺高考报名表）；无材料在备注栏内打 “×”。
4.团员材料：政治面貌为“团员”且有“入团志愿书”的在备注栏内打“√”；无“入团志愿书”的在备注栏内打 “×”；有入团志愿书遗失证明可放入档案袋中，备注栏打“×”；确认政治面貌为群众的备注栏不做标记。
5.入党材料：此备注栏不做标注，新生入党全部材料（包括入党申请书、积极分子培养表、预备党员材料、正式党员材料）不装入档案，暂留存各学院转正或审查，待毕业前按照规定时间统一上交员工处档案室归档。
6.入学登记表：由员工处印制发放，此表一式两份，必须由员工本人用黑色签字笔认真填写，字迹工整、规范，不得涂改；填写后加盖学院公章，一份装入档案、一份按班级学号由小到大排序成册，交档时一并上交，学校留存。
7.初次装档各班只需填写档案袋目录的前三项，其余条目不做标注；填写时用黑色签字笔，要求字迹工整，不得涂污。新生档案材料核查完后，将装有（高中、高考）原始档案的档案袋、入团志愿书（装团员材料的信封不放）、入学登记表一并装入bat365在线平台员工档案袋内。装袋顺序依次为：入学登记表—原始档案—入团志愿书。
8．以班级实际报到人数为准（未报到员工在交档名单中直接删除），按照学号顺序，由小到大排序，并在档案袋“左上角”处用铅笔标明该生相对应的序号，以此作为该生的“档案号”（如示：50-1）。
9.移交档案前，各班级要认真填写“2016级本科员工入学档案材料情况登记表”（附表），对档案未到或档案中缺少材料的，按要求在备注栏中注明，交档时以此表作为审核依据。
（二）研究生档案归整要求
1.校外员工考取本校研究生的档案，由研究生处收齐后初审并装档，按照专业、学号顺序排序后统一移交员工处档案室；
2.商学院当年考取本校研究生的档案，由商学院档案室统一转交员工处档案室；
3.应届本科毕业生校内保送、考取本校研究生的档案，由员工处档案室直转；
硕士研究生档案由员工处档案室负责审核，整理、入柜。
4.各学院、部提取硕士研究生入党材料时，须由学院、部出具需要提取入党材料的人员名单，派专人统一办理，不接待员工个人；转正后的党员材料全部由各学院、部暂留并妥善保管，待毕业前统一上交员工处档案室，上交时间分别为毕业当年1月和6月。
新生入校报到后，员工档案未能及时到达或档案材料不齐全的，辅导员（班主任）应告知并督促员工本人，向档案来源部门（本科为考生来源地教育主管部门或高中学校；硕士研究生为毕业院校或其他档案保管部门）索要，收齐后以班级为单位将档案上交员工处档案室。
（三）辅导员（班主任）登陆员工处网站（学工管理信息系统http://xgxt.aufe.edu.cn/epstar），点击【档案管理】，选择【档案转入】菜单，进行建档和生成档案号的操作（数据须与“本科员工入学档案材料情况登记表”纸质材料中的信息保持一致）。详见“学工管理信息系统”首页的通知公告栏【班主任、辅导员的档案管理操作视频】，查看具体操作步骤。
新生档案上交 时间： 2016年11月16--25日
地点：东校区2号行政楼四楼401 员工处档案室
学 生 处
二○一六年十月八日