各学院（部）：
为认真做好我司火车票员工优惠卡办理相关工作，根据教育部办公厅、铁道部办公厅《关于进一步完善员工购买优惠火车票办法的通知》（教学厅函【2011】20号）文件精神，现就录入2016级新生（含16级研究生）火车票员工优惠卡相关信息及员工证办理相关工作通知如下:
一、员工基本信息录入
员工信息录入采用excel文档格式，具体格式如下：
| 序号 | 班级 | 学号 | 姓名 | 学制 | 入学时间 | 家庭住址 | 身份证号 |
| 1 | 16国贸1 | 2016210301 | 张王李 | 4 | 2016.09.01 | 合肥 | 340302199010252000 |
| 2 | 16统计2 | 2016210302 | 张王 | 4 | 2016.09.01 | 铜陵 | 340302199010252004 |
| 3 | 16外语3 | 2016210303 | 王李 | 4 | 2016.09.01 | 成都 | 340302199010252822 |
| 4 | 16资源4 | 2016210304 | 张李 | 4 | 2016.09.01 | 商丘 | 340302199010242255 |
| 5 | 16经济5 | 2016210305 | 张三 | 4 | 2016.09.01 | 北京 | 340302199010257858 |
| 6 | 16计科6 | 2016210306 | 李四 | 4 | 2016.09.01 | 哈尔滨 | 340302199010257565 |
·序号的数据格式为：数值（1234，且无小数位）
·班级的数据格式为：文本（16+专业名称（两个汉字）+班级）
·学号的数据格式为：文本
·入学时间的数据格式为：文本（格式一律为2016.09.01）
·家庭住址的数据格式为：文本（员工家庭所在城市、县，家庭住址为员工享受此地和学校所在地之间的优惠，直接写火车站名称，无需加“站”字。）
·身份证号的数据格式为：文本
2.请各学院将录入准确的信息以学院为单位汇总并于10月20日前报员工处员工管理科，并将电子版发至acxsgl@sohu.com。
3.请各学院安排专人认真录入，确保员工信息的真实准确，避免因录入错误导致员工无法购买优惠火车票。
二、员工证的领取
1．各班级领取空白员工证的时间为本班新生档案交员工处档案室确认无误并由档案室开具证明后方可领取；
2．空白员工证领取地点：东校区2号行政楼414室。
三、员工证办理
1．各班级在核准本班级相关信息、完备相应数据库后方可办理；
2．各班级组织员工按规范填写员工证，贴好相片；
3．填好的员工证按学号顺序整理好，到员工处员工管理科（东校区2号行政楼414室）办理验证、加盖钢印和购买火车票优惠卡（每张7元）手续，办理时间为：11月20日—12月5日；
4．办完以上手续后，持员工证到所在学院加盖学籍注册印章后即生效。
学 生 处
二〇一六年十月十二日